פתרון כולל לדיווח וניהול ההפרשות הפנסיוניות

פתרון כולל לדיווח וניהול
ההפרשות הפנסיוניות

סטטוס קופות - נתונים כספיים

ממשק מעסיקים דיווח אחיד

רקע

בעבר, כל מעסיק יכל לדווח לגופים הפנסיונים השונים בכל הנוגע להפרשות הסוציאליות בעבור עובדיו בדרכים שונות ומגוונות.

חוסר האחידות בשיטות הדיווח לגופים הפנסיונים גרמה לעיתים קרובות לכך שכספים שהופקדו לעובדים כלל לא הגיעו ליעדם, כך שגם במקרים שבהם מעסיק הפריש כספים עבור עובדיו, בפועל הכספים לא הופקדו עבור העובדים בביטוחים הסוציאליים.

בנוסף, במקרים רבים התשלום לגופים הפנסיונים בוצע באמצעות המחאה שנשלחה בדואר, אך ההמחאה לא הגיעה לגופים הפנסיונים או שהגיעה לגופים הפנסיונים אבל הם לא ידעו עבור אילו עובדים יש לשייך את ההמחאה. גם במקרה כזה, הכספים שהעביר המעסיק לא הופקדו עבור העובדים בביטוחים הסוציאליים.

עסקים רבים מצאו את עצמם משקיעים זמן ומשאבים רבים בטיפול בדיווח בדבר ההפרשות הפנסיוניות עבור העובדים לגופים הפנסיוניים השונים ובביצוע מעקב אחר הביצוע בפועל של ההפרשות והתשלומים.

ממשק אחיד – המסגרת החוקית

בהתאם לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופת גמל), התשע"ד-2014, בשנת 2016 נכנסו לתוקף ההוראות בנושא חובת המעסיק לדיווח ההפקדות החודשיות לכל מוצרי הביטוח הסוציאלי (קופות גמל, קרנות פנסיה, קרנות השתלמות וביטוחי מנהלים) של העובדים באמצעים דיגיטליים בלבד ובקובץ דיווח אחיד, שנקבע על ידי משרד האוצר.

מהו קובץ אחיד?

קובץ אחיד הינו קובץ מסוג XML שבנה משרד האוצר, שרק באמצעותו ניתן לדווח על ההפרשות הפנסיוניות בעבור עובדים.

מי חייב וממתי?

מיום 01.02.2016 מי שמעסיק מעל 100 עובדים.

מיום 01.02.2017 מי שמעסיק 50 עובדים ומעלה.

מיום 01.02.2018 מי שמעסיק 20 עובדים ומעלה.

מיום 01.02.2019 מי שמעסיק 10 עובדים ומעלה

מיום 25.06.2020 מי שמעסיק 4 עובדים ומעלה.

מיום 24.06.2021 מי שמעסיק בין 1-3 עובדים.

במסגרת ההוראות נקבע כי עסקים המעסיקים עד 5 עובדים אינם מחויבים בדיווח באמצעות הממשק האחיד ובלבד שימולאו כל התנאים הבאים:

1. המעסיק מסר לחברה המנהלת פעם אחת את פרטיו, את פרטי העובד ואת פרטי הקופה, והפרטים לא שונו.

2. סכום ההפקדה לעובד זהה לסכום שהופקד במועד הדיווח הראשוני.

3. המעסיק נתן לחברה המנהלת הוראה לגביית כספים בכרטיס אשראי או הרשאה לחיוב חשבון.

4. החברה המנהלת אישרה למעסיק לא לדווח במועד ההפקדה.

היזון חוזר

הדיווח הממוכן הינו רק השלב הראשון. אגף שוק ההון הורה לגופים הפנסיונים לדווח למעסיקים ב"היזון חוזר" (משוב) על תקינות הקובץ שנשלח ותקינות שיוך הכספים לעובדים, וכל מעסיק נדרש לעקוב אחר ההפקדות שהוזנו בשיטה זו ולטפל בריג'קטים שנתקבלו מהגופים הפנסיונים השונים.

כלומר, מעתה על המעסיק להשקיע זמן ותשומות ניהוליות (המתבססות, בין היתר, גם על ידע טכנולוגי) לצורך ניהול דיווחי ההפרשות הפנסיוניות, הבנת "שפת" ההיזונים החוזרים וביצוע תיקונים בהתאם.

סוגי הדיווח לגופים הפנסיונים

דיווח שוטף

מפרט מידע שמעסיק נדרש להעביר לגוף מוסדי במסגרת דיווח על הפקדת תשלומים לקופת גמל בהתאם להוראות שנקבעו בחוזר "אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל". מידע כאמור יועבר באמצעות קובץ במבנה אחיד שקבע הממונה.

דיווח שלילי

מפרט מידע שמעסיק נדרש להעביר לגוף מוסדי במסגרת בקשה להשבת תשלום שהופקד ביתר. מידע כאמור יועבר באמצעות קובץ במבנה אחיד.

תיקון תנועה והפקדה נוספת

מעסיק המעוניין להעביר הפקדה נוספת בגין תנועה אשר לא נקלטה במערכות הגוף המוסדי, נדרש להעביר דיווח מתקן שעניינו דיווח על הפקדה נוספת ותיקון תנועות (מבלי להעביר דיווח שלילי). דיווח זה חייב להכיל את מספר הזיהוי/מספר המסלקה של ההפקדה המקורית וזאת על מנת ליצור קשר בין התיקון לבין הדיווח המקורי. יובהר, כי בדיווח זה על המעסיק להעביר אך ורק את המידע לגבי התוספת להפקדה/הפרשה ולא את המידע על ההפקדה/הפרשה כולה.

דיווח על הפקדה נוספת ללא תנועות

מעסיק שקיבל היזון חוזר המעיד על "חוסר תשלום" בדיווח המקורי, רשאי להעביר דיווח מתקן שעניינו דיווח על הפקדה נוספת, ללא צורך בהעברת רשימת תנועות חדשה. דיווח זה חייב להכיל את מספר הזיהוי/ מספר המסלקה של ההפקדה המקורית וזאת על מנת ליצור קשר בין התיקון לבין הדיווח המקורי. בנוסף, ניתן לבצע שימוש בסוג פעולה זו לצורך העברת דיווח על הפקדה בשני אמצעי תשלום שונים, ובלבד שדיווח על הפקדות כאמור יועבר באמצעות אותו קובץ דיווח.

סוגי היזונים חוזרים

היזון חוזר הינו המשוב שמתקבל מהגופים הפנסיונים על הסטטוס של קובץ ההפקדה ועל שיוך ההפקדות בפועל. קיימים מספר סוגים של היזונים חוזרים.

היזון חוזר ראשוני

משוב בגין קליטה טכנית של הקובץ האחיד. בדרך כלל מתקבל משוב זה עד 3 שעות מעת שליחת הקובץ.
במידה ומשוב זה תקין, אין זה מעיד על קליטת הכספים לגופים הפנסיונים אלא רק על כך שאין בעיה להתחיל לעבוד עם הקובץ.

היזון חוזר מסכם

משוב שמתייחס לכספים שדווחו בתוך הקובץ. במשוב זה מתקבל מידע על הכספים שהגיעו ליעדם ועל הכספים שנדרש לטפל בהם (ריג'קטים). משוב זה מתקבל עד כ-5 ימי עסקים מרגע שידור הקובץ האחיד.

היזון חוזר מסכם שבועי

היזון המציג את הסטטוס העדכני של הרשומות שדווח לגביהן בהיזונים המסכמים הקודמים, כרשומות שנמצאות עדיין בטיפול היצרן. הסטטוס העדכני יכול שיהיה נקלט (תקין), נדחה (שגוי) או ממשיך להיות בטיפול הקופות.

היזון חוזר שנתי

מידע מהקופות המפרט את סך הכספים שהופקדו לכל עובד בקופה במהלך שנת המס הקודמת, תוך ציון מרכיבי חשבון קופת הגמל.

אכיפה וקנסות

חשוב לדעת – לממונה על שוק ההון יש סמכות להטיל קנסות על מעסיקים, בסך של 200,000 ש"ח בגין כל הפרה של חובת דיווח לגופים המוסדיים.

Timewatch פנסיה

Timewatch פנסיה הינה פלטפורמה לתפעול פנסיוני לביצוע דיווחים של המעסיק, בהתאם לחובת הדיווח החוקית שחלה על מעסיקים, בעניין כספי פנסיה באמצעות רשומות דיגיטליות, בקובץ נתונים ממוכן ובמבנה אחיד. זאת תוך שימוש בממשק מעסיקים נוח ומתקדם, שהופך את נושא ההפרשות הפנסיוניות לפשוט ומדויק וחוסך לארגון זמן, משאבים וכסף רב.

החברה מספקת ללקוחותיה שרות מקצועי ששם את הלקוח במרכז. לקוחות החברה נהנים מצוות מקצועי, אדיב ושירותי. מערך העובדים בחברה כולל, בין היתר, צוות פיתוח, רואי חשבון, כלכלנים, עורכי דין וצוות שירות איכותי.

השימוש במערך התפעול של Timewatch פנסיה מעניק לך בטחון ושקט נפשי בכל הקשור לחובת הדיווח החוקית שחלה עלייך כמעסיק בעניין כספי הפנסיה של עובדיך וטיפול מלא ומקצועי בשיוך כל הכספים לחשבונות העובדים. כך תוכל להמשיך להתמקד במה שבאמת חשוב בעסק שלך!